HelpDesk-система: реальная помощь в организации работы

Оптимизировать рабочий процесс настолько, что личное присутствие руководителя станет совершенно необязательным – голубая мечта любого директора. Существующие сегодня программные продукты с успехом превращают мечты в реальность.

Появление компьютеров в свое время спасло человечество от плавания в бумажном море документов. Хотя и сегодня количество деловых бумаг порой зашкаливает, солидную часть работы взял на себя электронный помощник. Мало создать систему, надо научить ее работать. HelpDesk как раз предназначена для тех, кто решил свой рабочий стол перенести на экран монитора. Контроль времени – лишь малая часть тех возможностей, которые предоставляет эта система.

Предпосылки для внедрения системы HelpDesk

Многим знакома картина, когда клиент не один день «обивает порог» фирмы в поисках человека, который сможет решить его вопрос, а тот либо на обеде, либо в отгуле или вообще в отпуск уехал. Аналогично, сами сотрудники частенько не могут добиться от ИТ-отдела заправки картриджа или переустановки системы. Короче, в компании создается текущая ситуация, когда:

  • не выработан механизм поддержки клиентов;
  • работники ИТ-отдела привлекаются только в случае авральных работ;
  • постоянно возникают одни и те же ситуации, которые разрешаются одинаковым способом, пока, наконец, не определится причина их появления;
  • решение большинства вопросов «завязано» на одного-двух работников;
  • из-за длительного решения простых вопросов срываются сроки выполнения работ, страдает деловой имидж компании;
  • отсутствует информация о деятельности всей компании, решение по дальнейшему развитию принимается на удачу.

Работа с клиентами в такой ситуации поставлена под угрозу срыва. Как следствие, уменьшается клиентская база, что, в свою очередь, может привести к снижению доходов компании. Но решение проблемы существует и даже имеет конкретное название.

HelpDeskEddy.com – комплексная система управления заявками

Основные функции этой системы – определить точку входа в компанию для клиентов, систематизировать и упорядочить подачу заявок, проследить за их исполнением. В процессе решения поставленных задач формируется история, на повторяющиеся вопросы легко сразу найти ответ. Документы больше не теряются, клиенты довольны, потому что могут наблюдать за процессом. Совершенно исключен личностный фактор – все обращения принимаются и обрабатываются системой автоматически. Получив такой инструмент управления бизнес-процессом, руководитель компании добивается четкой исполнительской дисциплины и ответственности сотрудников при выполнении заявок.